Kancelaria koronna to jeden z najważniejszych urzędów centralnych dawnej Rzeczypospolitej. Za symboliczny początek jej dziejów można uznać odnowienie Królestwa Polskiego przez Władysława Łokietka i jego koronację na króla Polski w 1320 r. Proces formowania się organizacji kancelarii natomiast został zwieńczony ukonstytuowaniem się urzędów kanclerza i podkanclerzego na początku XVI w. Wówczas to wydano konstytucje sejmowe, które określiły funkcjonowanie kancelarii królewskiej aż do czasu rozbiorów. Głównymi ich postanowieniami było usankcjonowanie braku rozdziału kompetencji pomiędzy kanclerzem a podkanclerzym. Obu tym pieczętarzom przyznano pierwszeństwo w obsadzaniu godności kościelnych i beneficjów oraz uznano, że kancelariom nie wolno wydawać dokumentów sprzecznych ze sobą oraz z prawem koronnym. Wprowadzono zakaz łączenia urzędu kanclerza i podkanclerzego z arcybiskupstwem gnieźnieńskim, biskupstwami krakowskim, kujawskim, poznańskim i płockim oraz z urzędami wojewodów i kasztelanów. Zagwarantowano także nadawanie pieczęci przez króla podczas sejmu i za radą senatu, co oznaczało potwierdzenie państwowego charakteru urzędów pieczętarskich, zależnych od Korony, a nie od króla. Podczas obsadzania urzędów dosyć konsekwentnie stosowano zasadę alternaty – jeden pieczętarz winien być osobą świecką, a drugi duchowną. Kanclerz i podkanclerzy obejmując urząd wygłaszali uroczystą mowę zwaną „dziękowaniem za pieczęć”, która skonstruowana była wedle określonego schematu, a jednym z jej najważniejszych elementów była pochwała urzędu kanclerskiego.
Badacze nie natrafili jak dotąd na żadne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania kancelarii koronnych w XVII wieku. Zmiany organizacyjne dokonywały się via facti poprzez wprowadzanie stosownej praktyki kancelaryjnej. Wiele zależało od świadomości i kompetencji wyższego personelu kancelaryjnego oraz od autorytetu samego pieczętarza.
W naszym zasobie zachował się ciekawy list z 16 listopada 1702 roku napisany przez Franciszka Włoszkiewicza do Antoniego Stanisława Szczuki. Nadawca informuje o śmierci podkanclerzego koronnego, Karola Tarły. Podaje przy tym informacje o tłokach pieczęci mniejszej koronnej, jakie posiadał zmarły urzędnik. Dowiadujemy się m.in., że jedną pieczęć otrzymał od króla Augusta II w momencie koronacji w Krakowie. Drugą natomiast podkanclerzy kazał zrobić z przetopionego tłoka z czasów króla Jana III. Pieczęć tę skradziono mu podczas bitwy pod Kliszowem. Zaś pieczęć, która pozostała rozpadła się podczas pieczętowania jakiegoś uniwersału w październiku 1702 r., a zatem tuż przed śmiercią podkanclerzego. Ponieważ Franciszek Włoszkiewicz związany był z kancelarią koronną i pełnił w niej różne funkcje (m.in. ekspediował dokumenty), można wierzyć jego relacji. W dalszej części listu wyraża życzenie, by Antoni Stanisław Szczuka, dawny zaufany sekretarz króla Jana III i podkanclerzy litewski objął funkcję kanclerza wielkiego koronnego.
Jaśnie Wielmożny Mci Dobrodzieiu
Żal się Boże śmierci JW. JMP podkanclerzego koronnego, która insperate contigit [niespodziewanie dotknęła] JMci w Lublinie, vivat beatam vitam in coelis [niechaj żyje szczęśliwie w niebie]. Byłem u JMci w sobotę u JMci w sobotę w dzień s. Szymona Judy [28 października] blisko do północy. Kaszlącego słysząc barzom odradzał drogi incommoditatem et aeris indispositionem opponendo [przedstawiając niedogodności i zły stan powietrza]. Dał mi racyą:
1-mo że itinerans [podróżując] zawsze zdrowszy.
2-do że król JMc uieżdża Ministrum Status non decet [ministrom nie wypada] tu siedzieć.
3-tio że iuż o trzy mile Szwedzi są.
Dałem na to modestam reflexionem meam [skromną refleksję moją], lecz trudno było dispositionem [postanowienie] pana superare [przeważyć] maxime [zwłaszcza], gdy dworskim jego zachciało się z Warszawy wyjeżdżać, iakosz summo mane [wczesnym rankiem] d. 29 8bris mszy s. u Reformatów wysłuchawszy, wyiachał.
Wtenczas, gdym był u nieboszczyka pytałem JMci dokąd iedzie. Powiedział mi, że się odezwie z gór. Pytam się, którym gościńcem, bom życzył na Częstochową. Odpowiedział, że gościniec jego sekretny bydź musi. Tych ja jednak rzeczy nie uważałem. Jedną rzecz tylko uważałem, a ta iest, dwie miał pieczęci mnieysze koronne u siebie nieboszczyk. Jednę, którą na coronacyey 1697 król JMc czyli JMP w[ojewo]da malborski kazał wyryć na opłatku srebrnym przylepionym do stali y ta nieboszczykowi oddana była w Krakowie. Drugą miał pieczęć, którą kazał we Gdańsku 1698, czyli 1699 wyryć, wprzód kazawszy stopić pieczęć sp. Króla JMci Jana Trzeciego. Ta srebrna wszytka pod Kliszowem z karawanu ukradziona, gdy chłopi porwali szkatułę, w którey była ta pieczęć, 180 czerwonych, 800 y coś tynfów, iako mi sam s.p. JMP podkanclerzy koronny powiadał. Lepionka zaś srebrna do stali, była natenczas w rękach u JMP starosty radomskiego [Stanisława Chomętowskiego?], którą pieczętował expedicye w Krakowie. Gdy tamta zaginęła pod Kliszowem srebrna oddana lepionka, którey praeterito 8bre [minionego października] zażywając evenit casus [zaszedł przypadek], gdy iakiś uniwersał pieczętowano (lecz nie wiem iaki) na owym uniwersale rozdzieliła się pieczęć, talerek srebrny oddzielił się od stali, et hoc fuit praesagium [i to było prorocze].
Ktosz Mci dobrodzieiu nie życzy tego sobie, aby WMM pan y dobrodziei trzymał Orła w ręku swoich, chyba ten, który szalony albo głupi iest. Dobrze by to było Rzeczypospolitey z tym y nam wszytkim, gdybyśmy mieli WMM pana y dobrodzieia Moderatorem Aquilae, Supremum Gubernatorem Iustitiae et Conservatorem Legum Patriarum [zarządcą Orła, najwyższym obrońcą sprawiedliwości i stróżem praw ojczystych]. Ja Mci dobrodzieiu pisałem y piszę y będę pisał do moich dobrodziejów, aby in hoc statu periculosissimo, nisi velimus perire omnes [w tym stanie zagrożenia, jeśli nie chcemy przegrać, wszyscy] królowi JM panu memu miłościwemu radzili, ut Lucius sit consul [aby Lucjusz został konsulem]. Cum devoto faemineo sexu [z pobożnym stanem żeńskim] nie mam żadney confidentiey, a sexus potens est, sublimi iudicio [stan potężny jest, wysokim sądem] WMM pana y dobrodzieia hoc subicio, ten devotus sexus [pobożny stan], co iest w Krakowie y dependens [zależąc] od niego w Warszawie praeconisat [ogłosił] Wielkim Pieczętarzem IM x sufragana krakowskiego, praeconisatio debilis [ogłoszenie słabe], bo że papież trudny iest y owszem denegavit [zaprzeczył] biskupstwo krakowskie, to iuż alter sexus [inny stan] trzymać będzie swojego przy pieczęci, że turnus supremi imperii [następstwo najwyższej władzy] u świeckiego, czyli non reflectet sexus promovens [stan nie odwróci awansu] do Krakowa na to, że WMM pan y dobrodziei college swego dźwignie, ut sit possessor vabelli [?].
Dziękuję Mci dobrodzieiu za uniwersały przysłane. In annexis [w załącznikach] posyłam, com czytał w listach oryginalnych pp. Zawiszy starosty mińskiego Eperyasza y kilku inszych Litwy. Widzę źle Mci dobrodzieiu, gdy da P. Bóg, że possidebit [posiądziesz] WMM pan y dobrodziei aquilam [orła], salus in te uno est [bezpieczeństwo to ty]. Fransuski poseł w dzień s. Marcina [11 listopada] wzięty poprowadzony do Torunia. Król JMc d. 5 z tamtąd wyiachawszy ad d. 13 praesentis [bieżącego miesiąca] tam nie stanął. Różni różnie mówią, iedni, że poiachał lustrować kwatery żołnierzów swoich, drudzy, iż do Saxoniey, inni, że tu był blisko Warszawy, gdy brano posła francuskiego, owo zgoła wszystko złe. Bychow p. starosta Chalecki imieniem Xcia JMci Wiśniowieckiego y Michalewski imieniem Mazeppy per capitulationem z p. Bildziukiewiczem d. 15 8bris wzięli oddali p. Silnickiemu chorążemu nadwornemu in administrationem.
Nogi przytym WMM pana y dobrodzieia ściskając zostaię Mego […] Pana y Dobrodzieia sługą uniżonym
F. Włoszkiewicz
16 9bris 1702
(AGAD, Archiwum Publiczne Potockich, sygn. 163a/31)
Karta z Księgi Sigillat Metryki Koronnej, zawierająca regesty opieczętowanych dokumentów w kancelarii mniejszej koronnej w listopadzie 1702 roku kiedy urząd podkanclerzego pełnił Karol Tarło; AGAD, Metryka Koronna, sygn. S 15
Pieczęć mniejsza koronna Augusta II przy dokumencie z 2 lutego 1702 roku; AGAD, Zbiór Dokumentów Pergaminowych, sygn. 4234